Een bedrijfsfeest is dé gelegenheid om collega’s te bedanken, te motiveren en de onderlinge band onder te versterken. Of het nu gaat om een jubileum, kerstborrel of teambuildingsevent, een goed georganiseerd feest zorgt voor blije medewerkers.
Ga je binnenkort een bedrijfsfeest organiseren en wil je dat alles goed geregeld is? Check dan snel de praktische tips die we in dit artikel met je delen.
Wat voor bedrijfsfeest wil je gaan organiseren?
Voordat je begint met plannen, is het belangrijk om na te denken over het soort bedrijfsfeest dat je wilt gaan organiseren. Wil je een informele borrel organiseren om successen te vieren, een chique gala om klanten te bedanken of een actieve dag vol teambuilding?
Het type bedrijfsfeest bepaalt de sfeer en invulling ervan. Houd daarnaast rekening met de samenstelling van je gasten: een evenement voor alleen collega’s vraagt om een andere aanpak dan een feest waarbij ook partners of klanten zijn uitgenodigd
Kies een passende locatie
De locatie is bepalend voor de sfeer van het feest. Enkele opties zijn:
Bedrijfspand: geschikt voor kleinere of informele evenementen. Voordelig, maar vraagt om extra inspanning qua inrichting.
Restaurant of café: ideaal voor borrels of diners met weinig organisatorische rompslomp.
Evenementenlocatie: perfect voor grotere feesten met meerdere activiteiten. Veel locaties bieden complete arrangementen, inclusief technische voorzieningen en catering.
Buitenlocatie: een tuinfeest of een dag in de natuur kan verrassend leuk zijn. Zorg in dit geval alternatieve opties in geval van slecht weer.
Let bij de keuze van de locatie op bereikbaarheid, parkeergelegenheid en de aanwezigheid van voorzieningen, zoals een bar en geluidsinstallatie.
Regel de catering: eten en drinken maken of breken het feest
Lekker eten en drinken zijn van groot belang voor een geslaagd bedrijfsfeest. Hier zijn enkele catering services om uit te kiezen:
Walking dinner: ideaal voor een dynamisch feest waarbij de gasten vrij rondlopen en kunnen netwerken.
Buffet: geschikt voor informele feesten met veel gasten en uiteenlopende smaken. Voor ieder wat wils.
Foodtrucks: perfect voor buitenfeesten. Foodtrucks geven een trendy en ongedwongen sfeer aan je bedrijfsfeest.
Barbecue: een populaire keuze voor zomerfeesten en teambuildingevents in de buitenlucht.
Check met de cateraar of er rekening wordt gehouden met dieetwensen en allergieën van de gasten, zodat iedereen zorgeloos kan genieten.
Bepaal een thema of activiteiten
Een thema kan de sfeer van je bedrijfsfeest versterken en zorgt voor een rode draad in de aankleding en activiteiten. Enkele populaire thema’s zijn:
Great Gatsby: een chique feest met cocktailjurken, live jazz en een casinohoek.
Festival: foodtrucks, muziekoptredens en relaxte zitplekken, een festival is een informeel thema voor een bedrijfsfeest.
Hollywood: rode lopers, filmprojecties en awards voor medewerkers. Dit thema is niet alleen origineel, maar biedt je ook de gelegenheid om medewerkers met de awards in het zonnetje te zetten.
Zorg voor entertainment en muziek
Muziek is een onmisbaar onderdeel van elk bedrijfsfeest. Afhankelijk van het type feest kun je kiezen voor een DJ, een liveband of een achtergrondplaylist. Vergeet niet om te controleren of de locatie beschikt over goede geluidsapparatuur.
Plan de logistiek en communicatie zorgvuldig
Een goed bedrijfsfeest staat of valt met een strakke planning. Maak een draaiboek met alle taken en zorg dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Belangrijke logistieke aandachtspunten zijn:
Vervoer: zorg voor pendeldiensten of taxi’s als de locatie moeilijk bereikbaar is.
Uitnodigingen: verstuur de uitnodigingen op tijd en geef duidelijk aan wat het programma is en wat van de gasten wordt verwacht (bijvoorbeeld dresscode).
Veiligheid: Zorg dat er EHBO-middelen en nooduitgangen beschikbaar zijn, en overweeg het inzetten van beveiliging bij grote evenementen.
Stel een budget op en bewaak de kosten
Het organiseren van een bedrijfsfeest kan snel duurder uitpakken dan gepland. Maak daarom vooraf een budget en stel prioriteiten. Bespreek met leveranciers en de locatie wat er binnen je budget mogelijk is en vraag om offertes. Houd altijd wat budget over voor onverwachte kosten.
Met oog voor detail en de juiste keuzes creëer je een feest dat medewerkers nog lang zal bijblijven. Veel succes met de organisatie en maak er een onvergetelijk bedrijfsfeest van! 🎉
