De afgelopen jaren is thuiswerken een integraal onderdeel geworden van de werkcultuur. Werknemers waarderen de flexibiliteit en het wegvallen van reistijd, terwijl werkgevers merken dat productiviteit en werk-privébalans verbeteren. Toch brengt thuiswerken nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee, waaronder de vraag: hoe ga je om met de thuiswerkvergoeding? Met de fiscale regels voor 2024 en de jaarlijkse indexatie van het vergoedingsbedrag, is het belangrijk om goed voorbereid te zijn.
Wat is een thuiswerkvergoeding en waarom is het belangrijk?
Een thuiswerkvergoeding is een belastingvrije tegemoetkoming die werkgevers kunnen geven aan werknemers om kosten te dekken die ontstaan door thuiswerken. Denk hierbij aan:
Energiekosten: Meer gebruik van verwarming, verlichting en elektriciteit.
Internetkosten: Een groot deel van het werk verloopt online.
Overige kosten: Zoals koffie, thee en het gebruik van eigen apparatuur (bijvoorbeeld een laptop of printer).
Het belastingvrije maximumbedrag voor 2024 is vastgesteld op € 2,35 per dag. Hoewel dit bedrag op het eerste gezicht misschien klein lijkt, kan het op jaarbasis een aanzienlijke financiële steun betekenen voor werknemers die structureel thuiswerken. Stel dat een werknemer gemiddeld drie dagen per week thuiswerkt, dan kan dat oplopen tot ongeveer € 366 per jaar.
De voordelen van een thuiswerkvergoeding voor werkgevers
Een thuiswerkvergoeding is niet alleen voordelig voor werknemers, maar biedt ook voordelen voor jou als werkgever:
Betere employee experience: Werknemers voelen zich gewaardeerd en ondersteund in hun werk. Dit draagt bij aan betrokkenheid en loyaliteit.
Concurrentievoordeel: In een krappe arbeidsmarkt kan een aantrekkelijke thuiswerkregeling een doorslaggevende factor zijn voor sollicitanten.
Duurzaamheid en kostenbesparing: Minder woon-werkverkeer betekent minder CO₂-uitstoot. Bovendien kan flexibel werken je kantoorruimte en -kosten verkleinen.
Hoe implementeer je een thuiswerkvergoeding?
Het effectief invoeren van een thuiswerkvergoeding vraagt om een doordachte aanpak. Hier zijn enkele stappen om rekening mee te houden:
1. Stel een thuiswerkbeleid op
Bepaal welke functies geschikt zijn voor thuiswerken en onder welke voorwaarden.
Beschrijf hoe en wanneer werknemers aanspraak kunnen maken op een thuiswerkvergoeding.
Definieer het maximum aantal thuiswerkdagen per week of maand.
2. Combineer thuiswerk- en reiskostenvergoedingen slim: Het is belangrijk om duidelijk onderscheid te maken tussen een thuiswerkdag en een kantoordag. Voor een dag waarop een werknemer zowel thuis als op kantoor werkt, mag slechts één vergoeding worden verstrekt. Kies in dat geval de meest passende optie.
3. Automatiseer de administratie Gebruik software waarmee je thuiswerkdagen en reiskosten gemakkelijk kunt registreren en verwerken. Dit vermindert fouten en bespaart tijd.
Belangrijke fiscale aandachtspunten
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een correcte toepassing van de fiscale regels. Houd rekening met het volgende:
Maximumbedrag: Het belastingvrije bedrag van € 2,35 per dag mag niet worden overschreden.
Werkgever betaalt: Een thuiswerkvergoeding kan alleen belastingvrij worden uitgekeerd als deze door de werkgever wordt verstrekt. Een vergoeding via een omweg, bijvoorbeeld een verrekening in het brutoloon, is niet toegestaan.
Registreer bewijs: Zorg dat je kunt aantonen welke dagen als thuiswerkdagen zijn aangemerkt, bijvoorbeeld via afspraken of een declaratiesysteem.
Voorbeelden uit de praktijk
Voorbeeld 1: Combinatiedagen Stel, een werknemer werkt in de ochtend thuis en reist in de middag naar kantoor. Je kunt voor deze dag óf de reiskostenvergoeding óf de thuiswerkvergoeding toekennen, niet beide. Bespreek dit van tevoren duidelijk met je werknemer.
Voorbeeld 2: Hybride werken Een team werkt structureel twee dagen per week thuis en drie dagen op kantoor. Je kunt deze vaste verdeling opnemen in het arbeidscontract of vastleggen in een beleid. Dit maakt de salarisadministratie eenvoudig en voorspelbaar.
Hoe hou je de regeling up-to-date?
Thuiswerken blijft in beweging, net als de regelgeving eromheen. Blijf daarom op de hoogte van wijzigingen in de wetgeving en inflatiecorrecties. Overweeg jaarlijks je beleid te evalueren en aan te passen. Vraag ook regelmatig feedback aan je werknemers: sluit de regeling aan op hun behoeften?
Conclusie
Een thuiswerkvergoeding is een relatief kleine investering met een groot effect. Het helpt werknemers bij het dekken van extra kosten en versterkt de werkrelatie. Door duidelijke afspraken te maken, de administratie goed te organiseren en de fiscale regels te volgen, zorg je voor een soepel lopende regeling. Zo ben je als werkgever helemaal klaar voor 2024 én laat je zien dat je met je tijd meegaat.
